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餐饮企业存货管理应具备哪些思维

发布时间: 2019-12-03 13:03
千万别以为这些问题不会出现在自家企业身上,存货管理里面的门道,没有下一定功夫很难摸清;而完善的存货管理,则可以成为企业创造利润的直接源头,也可以防止物资或资金亏空,甚至有可能获得零税赋的巨大福利。但做到这些,需要对存货管理有系统、全面的认识。作为非财务人员,该从何入手呢?餐饮企业存货管理应具备哪些思维呢?

  1餐饮企业存在哪些管理盲区?

  某公司从2015年开始,从欧洲多国进口冷冻猪肉,并指定第三方代理代为保管。采购的冷冻猪肉在海关申报后,会暂时存放在报关代理仓库。该公司采购部门想要提货的时候,冷冻猪肉才从报关仓库转移到公司自营仓库。

  2018年初,该公司管理层逐渐发现海外采购预付款出现了不合理的余额,且余额越来越大,预付款周转天数也变得很长。根据这几个财务数据,公司对采购相关流程和人员进行彻查,发现公司竟被亏空数千万元!如果不是财务系统发现了数据的异常,这个损失还会继续扩大。

  实际上,出现这种严重的问题,是因为公司的采购流程存在着巨大的真空地带,存货管理出现了严重的漏洞。

  在日常经营中,我们很多餐饮老板都非常重视技术、出品和销售,但对财务不够重视,包括不重视存货等资产或负债类内容,这是企业管理上的盲区。也正是这个原因,才导致了案例中企业的严重损失。

  我们在实际经营中,应该提高对财务的重视度,尤其是对存货管理的重视,因为对于维护企业的健康运作,财务不仅具有事后反馈的功能,更有提前预判的能力。

  那么,存货管理是不是就等同于看好仓库,保证不丢东西、不失火,以及没有老鼠呢?当然不是。在说存货管理的重要性之前,先说一下采购。采购是存货来源的一个主要渠道,两者是有机结合,不可分割,谈存货就必谈采购,所以这里我们放在一起讲。

  又为什么说存货管理很重要呢?因为我们节约下来的采购成本,将会直接计入利润,所以采购成本的控制,是创造利润的源头。因此我们不仅要重视销售这个开源渠道,也要重视节流手段,即:重视采购成本的控制,存货损失的防范——这也是存货管理的两个核心要点。

  2存货怎样管理才能成为“资产”?

  在资产负债表上,存货归类在流动资产栏目中。既然存货反映在资产里面,那么上面的数字肯定就是我的资产了?其实不一定。

  我们开餐厅,都会经历这样的业务流程:出资开店——采购食材等物资——储存物资,这样就形成了存货。存货从企业外,进入到企业内,再到销售出去的过程中,如果管理不善,很多环节都有可能出现问题,比如采购的价格虚高,品质有问题或数量不对,出现被偷盗或腐败变质等库存损失,那么即便账上还有库存的金额,但实际库存已经不存在了。这部分资产不实,存在的潜在亏损,会误导管理者对库存的认知和对报表的解读。

  在经营中,我们应该特别关注存货的两个要点,一是存货管理要细分,二是存货具有类金融属性。

   点:细分存货管理

  在我们的日常管理中,应该把存货再细分为原材料、再产品和产成品。因为只有细分财务科目,我们才能根据存货不同阶段的状态和属性,有针对性地进行管理。

  第二点:存货具有类金融属性

  这一点非常重要。怎么理解呢?我们都知道,在采购中我们是可以佘购的,也就是平时说的压供应商账期。

  原则上,压供应商货款时间越长越好。但实际上,通常我们没有账期的话,供应商会给我们一个价格折扣。我们应该把这个价格折扣和对外融资成本进行对比。

  如果借款的成本更低,我们采购的时候就现款交易,拿到更多折扣;如果借款成本非常高,或者借不到钱,那么我们就佘购,宁愿不要折扣。这就是存货的类金融属性。

  3存货管理包括哪些环节?

  上面提到了存货可能出现的问题或漏洞,那么我们怎样去解决这些问题呢?这就需要我们对存货进行有效的管理。

  存货管理涉及到采购和对采购回来的物资进行管理这两个主要环节。

  1存货管理的 个环节:采购管理

  采购管理的完整流程大致如下:厨师长根据物资需要,填写采购单或物料领用单,交至店长或仓库;店长或仓库负责人是否有库存物资,如果有就直接调拨,没有则制定采购预算,交给采购部门审批;采购部门再交给财务部审批;财务部交给总经理审批。

  这是一个采购管理的完整流程,但在店面的实际操作过程中,会根据不同的金额,或者不同的采购品类,确定不同的采购授权级别和不同的授权手续。

  比如金额较小的,或生鲜菜品,可能会授权给店长,在餐厅周边进行采购。而金额较大、较重要的采购,就要让更高级别的管理者审批,进行风险把控。

  那么如何规范和改善采购流程呢?我们分三步走。

  采购管理 步:建立集中采购系统

  建立集中采购系统有以下好处:首先不用由每个店单独采购,采购人员也不用每天跑市场,既节约了时间,也保证了品质;再者集中采购能产生规模效应,有更大的议价空间,获得更大的价格优势。

  集中采购主要包括六种方式,我们在下图直接呈现:

  这里着重说一说图中第六点:向农户直接采购与自建农业合作社。

  自建农业合作社有什么好处呢?

  自建农业合作社,一来,可以保证物资的质量和供应的稳定性;二来,还能解决一个很重要的税务问题:在原来的营销税时代,店面要按营业额交税,即无论营业额高低。但2016年后营改增,只要店面增值税的进项税发票充足,就有可能实现零税赋。这给餐饮企业带来一个很大的福利,大家一定要利用好。

  更多的细节本文就不展开细说了,有兴趣的读者可以直接滑到文末,扫描海报二维码进入直播间学习。

  采购管理第二步:供应商开发与供应商评估系统

  这个系统包括:根据采购物资的质量、价格、账期、服务等几个维度,做出供应商评估表。每个部门在自己的业务范围内对供应商进行评分, 高分的供应商入选,排名二三位的则作为供应商储备。供应商评估表范本如下:

  采购管理第三步:实施供应商管理和采购稽核

  流程理顺后,每个过程我们都要设置相应节点,实施必要的监督复核。这是必不可少的重要流程。

  比如公司采购人员要对公司的物资进行采购询价,监督供应商质量和报价的合理性、稳定性;账务人员要定期盘点物资,核对单据的授权签名,与供应商进行账目核对等;此外,我们还要建立审计监察部门,对采购、财务等部门各环节的工作进行抽查审计等等。

  2存货管理的第二个环节:存货管理

  存货管理共有三个要点:物资验收入库、仓储与保管、存货的计价方法。

  物资验收入库

  采购回来的物资,就要入库形成存货。这其中店面收货是非常重要的环节。

  店面收货有几个必须重视的要点,一是制定验收标准,形成手册发放给验收人员;每次验货都必须遵照手册进行。二是验收人员要轮岗,并且双人复核。三是与供应商签订防腐条款,对供应商产生震慑作用。只有这样才能保证验收的严谨,防范舞弊。

  仓储与保管

  原材料入库之后,为了防止物料的亏空和损失带来的潜在亏损,我们就要对库存物资进行定期盘点和库龄分析。这部分工作包括存货盘点、库龄分析和损毁处置。

  在存货盘点环节,我们要特别重要以下几点:

  1、一定要由财务人员亲自去盘点,千万不能委托厨房人员或者仓库管理人员进行盘点。

  2、盘点过程有可能出现的盘盈或盘亏,都是问题,不要误以为就是盘盈比盘亏好。盘盈一方面反映出管理不严谨,另一方面,盘盈可能意味着其它方面有我们难以预估的损失。

  存货盘点是检查库存的数量、品类是否正确,但这还远远不够,还需要对物资在库的时间进行统计。因为餐饮企业很多物资都是有保质期的,盘点的时候东西还在,但可能已经变质腐败了,那也就产生了损失。所以我们还要对库龄进行分析。(库龄分析的具体方法,可进入直播间学习了解)

  此外,如果库存发生损毁,比如原材料的腐烂变质等,必须建立报损制度,并且经过审批之后,才能把这个数从账上减下去。比如过期食品要填写好名称、数量、过期原因,了解损毁原因,追究责任,千万不能由厨房或仓库自行处置。

  存货的计价方法

  了解了库存管理的入库验收、仓储保管两个重要环节,是不是就够了?

  不是的,还有一个库存管理要点,就是在财务核算上,我们要清楚存货的计价方法。因为物资是从采购,到进入库存,再从仓库领取,进入生产环节,再进入销售环节。那么 后在报表上呈现的数据,也就是这些存货的计价方法,也会影响到存货的账上金额,和当期成本费用的分摊。

  举个例子:比如猪肉涨价前后,分批购入不同价格的猪肉,这两批猪肉都同时存在于库存当中,那么当月的猪肉成本价,应该按什么价格来计算呢?这就需要学习存货的计价方法了。

  存货的计价方法包括:实际购价法、知名先出法、后进先出法等等很多具体方法,需要了解详情的可以跟公司的财务人员交流。

  但要注意的是,存货的计价问题不可能完全解决,因为财务具有自身局限性,不可能完全精准地体现当月的利润水平。所以财务与企业老板的沟通和解释变得更为重要。餐饮老板也一定要学会理解报表,利用报表作为经营决策的指引。